當前位置：中國廣告人網(wǎng)站>創(chuàng)意策劃>創(chuàng)意文案>詳細內(nèi)容 新聞發(fā)布會攻略 作者：佚名 時間：2003-4-18 字體：[大] [中] [小]

　　新聞發(fā)布會議包括記者招待會、新聞發(fā)布會、酒會等多種形式。一般來說，酒會更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對輕松一些，它可以單獨召開，也可以附屬于其它形式，比如，有的在招待會后舉行酒會或茶會。記者招待會一般是專題性的，以“答記者問”為主要特色。另外，新聞發(fā)布會由公關(guān)負責人執(zhí)行即可，而記者招待會一般有更高層次官員出席。在這些形式中，最為常見的是新聞發(fā)布會。因此我們重點來探討它。為了使說明更具體，我們先來假設(shè)一個案例，然后結(jié)合此案例來談： 
　　國內(nèi)A生物制藥企業(yè)研制出一種“艾滋病疫苗”和艾滋病治療新藥“艾而必妥”。該疫苗可以采用注射，也可以采用口服的方式植入人體，植入人體
后，三天內(nèi)即充分產(chǎn)生“抗體”。在被注射人通過各種傳播途徑接觸HIV病毒時，“抗體”將自動發(fā)揮免疫功能。而艾滋病治療新藥“艾而必妥”則可控制病情，逐步達到治療(尚不能根治，根治藥品正在進一步研究中)的效果。其有效性得到藥品管理部門認可，并獲得專利。 

　　A企業(yè)準備在國內(nèi)大規(guī)模上市該藥品，下一步在國外尋找總代理商，為此他們準備在北京召開發(fā)布會。因為該產(chǎn)品填補了國內(nèi)的空白，而且也走在世界醫(yī)藥技術(shù)的前沿，因此，企業(yè)決定花大力氣作好本次新聞發(fā)布會。 

　　信息發(fā)布的目標受眾為：國內(nèi)藥品、醫(yī)療行業(yè)、成年一般公眾，國外公眾只是兼及。 

　　擬邀請對象：新聞媒體；衛(wèi)生醫(yī)藥管理部門官員、專家；藥品經(jīng)銷商、患者代表或關(guān)心該事業(yè)的知名人士。 

　　發(fā)布會規(guī)模：新聞媒體90家（約100人），有關(guān)官員專家25人，經(jīng)銷商40人，患者代表3人，知名人士2人。 

　　現(xiàn)在你是國內(nèi)部分的新聞發(fā)布會總策劃、總協(xié)調(diào)，你將如何著手組織？有哪些步驟，注意哪些要點？　

　　新聞發(fā)布會涉及到的事情大同小異，一般來說，包括這幾大部分： 

　　1、 活動策劃與主題確定 

　　2、 節(jié)目策劃與議程安排 

　　3、 資料準備 

　　4、 與會人員邀請、溝通與確定 

　　5、 時間、場地落實與場景布置 

　　6、 產(chǎn)品展示、演示與信息發(fā)布 

　　7、 現(xiàn)場氣氛控制 

　　本案例的參加人數(shù)不足200人，應(yīng)屬于中小型的發(fā)布會�，F(xiàn)在我們來討論怎么樣一步一步把它做好。 

　　一、 清楚此次發(fā)布會所要達成的目標，發(fā)布會的類型，以確定其規(guī)格、方向和基本風格。 

本次發(fā)布會主要目的是通過新聞媒體向衛(wèi)生醫(yī)療界、公眾傳達企業(yè)新產(chǎn)品信息，傳達企業(yè)技術(shù)領(lǐng)先的形象，以及“促進人類健康”的品牌形象。發(fā)布會的類型屬于信息發(fā)布，規(guī)格應(yīng)當較高。因為是企業(yè)的信息發(fā)布，因此，不同于政治性強的會議，基本風格不應(yīng)太嚴肅，正式規(guī)范中有活潑。 

　　二、 成立籌委會，組織相關(guān)的人員，確定組織、人員保障。 

　　一個發(fā)布會牽涉到方方面面，各項工作相互鏈接，相互聯(lián)系，彼此交叉，必須統(tǒng)籌安排，多管齊下，同時進行，僅憑一己之力，殊難完成。組織、溝通和協(xié)調(diào)非常重要。 

　　從這個發(fā)布會來看，主要的工作可以分為幾大塊：活動策劃與資料準備、官員專家邀請與溝通、新聞媒體的邀請與溝通、經(jīng)銷商的邀請與溝通、產(chǎn)品講解與展示、后勤與會務(wù)、現(xiàn)場布置等，建立組織應(yīng)該按照事情而定。 

　　建立組織的原則：一是“專業(yè)原則”，專業(yè)的人做專業(yè)的事，知人善任。比如，經(jīng)銷商的溝通，市場銷售部門是對口部門。其中，專家、官員溝通一般要公關(guān)負責人、企業(yè)高層出面，不另設(shè)組。新聞界的溝通與資料的準備都是公關(guān)部門人員的專業(yè)特長，故新聞界的溝通也不另設(shè)組；二是“平衡原則”，因事設(shè)組，每個組的工作量相對平衡；三是“分工原則”，分工應(yīng)該明確，職責分明，以防止互相推委的現(xiàn)象，另外，隸屬分工和橫向協(xié)作都要明確；四是“扁平原則”，一般在大型的活動中有多層次的“金字塔”結(jié)構(gòu)，但在中型的活動中，不宜層級大多，以保證靈活機動，人員不要太多，精干、高效為要；五是“制度原則”，盡管是臨時性組織，但一旦加入組織機構(gòu)，人員就應(yīng)受規(guī)章制度的約束。 

　　以下是建立機構(gòu)的一種辦法： 

　　一個發(fā)布會牽涉到各個部門，一般來說，公司高層及分管副總會在籌委會中擔任一定的職務(wù)。公司高層，甚至于最高領(lǐng)導人會有些講話和表態(tài)。在整個活動中，相關(guān)部門人員的工作可能在時間上會與其日常工作相沖突，贏得各個部門的理解和支持很重要。 

　　籌辦新聞發(fā)布會，牽扯的精力和時間比較多，有條件的企業(yè)可以請專業(yè)的公關(guān)公司代理。
　　三、 確定時間、流程與目標管理，并做好反饋、調(diào)整。 

　　時間的控制，一般以時間進度表（倒計時）的方式來表現(xiàn)。注意在安排的時間上要合理,同時要留有余地,一般來說,前面的時間、進度要安排得緊湊一些，保證后面有時間來調(diào)整，調(diào)配，完善。 

　　流程管理是指在活動中，整個活動是一個系統(tǒng)工程，各項工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機組合的過程管理。比如在該活動中，主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實場地，場地落實才能現(xiàn)場布置等等。流程管理使總協(xié)調(diào)人對于整個活動的各個部分有著清晰的認識，便于找出工作的關(guān)鍵點、重點、難點，一般以程序框圖表現(xiàn)。 

　　四、 活動策劃、確定活動主題。 

　　活動策劃主要包括如下內(nèi)容： 

　　1、 會議議程策劃安排 

　　大多數(shù)發(fā)布會整個過程就是講話，念稿件，例行演示。實際上，盡管發(fā)布會是一個正式的會議，但可以做得更活躍一些，尤其是會議的開幕。 

　　從產(chǎn)品的屬性來看，常規(guī)的唱歌跳舞之類顯然不太適合，但是，能夠以一個因捐血而感染艾滋病的母女倆的戲劇性經(jīng)歷編寫一段話劇或小品作為開幕，自動引入正題，顯然會別開生面一些，而且不會破壞整個發(fā)布會的風格。 

　　在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，一般控制在一到兩個小時為宜。特別是發(fā)言的時間，演講稿件字數(shù)應(yīng)該控制在把問題講清楚的長度，不宜太長，也不宜太短，實踐中，15分鐘到20分鐘之間比較合適。 

　　2、 主題策劃 

　　發(fā)布會的主題，可以有多種取法，常見的是在主題中直接出現(xiàn)“XXX發(fā)布會”字樣，也有的有一個大的主題，下面為正題，也有兩者的結(jié)合。 

　　比如此次發(fā)布會可以有這三種形式： 

　�。�1）、A企業(yè)艾滋病防治新藥上市新聞發(fā)布會 

　�。�2）、“讓人類遠離艾滋病” 

　　——A企業(yè)艾滋病防治新藥上市新聞發(fā)布會 

　�。�3）、“A企業(yè)·遠離艾滋病”新產(chǎn)品上市新聞發(fā)布會 

　　主題將出現(xiàn)在現(xiàn)場的背景板中，傳播媒體也將高頻率地提到，因此應(yīng)以簡潔、上口為要，字數(shù)一般不宜太多。 

　　另外，按照國家新聞出版有關(guān)部門的規(guī)定，凡是主題中有“新聞”字樣的發(fā)布會，須經(jīng)國家新聞出版部門的審批。一般來說，實踐中，很多企業(yè)略去“新聞”字樣，采用其它稱法。 

　　這樣，整個發(fā)布會可以虛擬簡單議程如下： 

　　“A企業(yè)·遠離艾滋病”新產(chǎn)品上市新聞發(fā)布會 

　　議　 程　 表 

　　地點：北京國際會議中心X樓XX廳 

　　時間：XX年9月15日（星期X） 

　　上午9：30—11：30 

　　9：00—9：15 公司專題介紹片放映 

　　9：15—9：30 小型話劇 

　　9：30—9：35 主持人宣布會議開始、　來賓介紹 

　　9：35—9：50 總裁致辭 

　　9：50—10：10 新產(chǎn)品介紹 

　　......　　　　　 ...... 

　　11:00—11：30 答記者問 

　　11：30 主持人宣布會議閉幕 


　　五、 確定參會人員。 

　　確定參會人員是一項很重要的工作，也是一個變化較多的因素，而它的變化將影響到整個發(fā)布會的規(guī)格與規(guī)模，進而影響發(fā)布會的各個因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影響規(guī)格，或者方便起見，會議地點或會議的一部分內(nèi)容改為機場、貴賓室進行，或者時間調(diào)整等。因此，這是總協(xié)調(diào)工作控制的“關(guān)鍵點”，宜重點來抓。 

　　參會人員的選擇上，服務(wù)發(fā)布內(nèi)容需要的原則，選擇相關(guān)性強的人員參加。一般來說，官員都選擇講話較有份量的人物，而專家則是在該領(lǐng)域有建樹或名氣大的人。本次發(fā)布會官員、專家主要是衛(wèi)生、醫(yī)藥界、質(zhì)量監(jiān)督、工商管理、行業(yè)協(xié)會、學術(shù)機構(gòu)人士。 

　　患者代表是一個難題，醫(yī)院對艾滋病患者有平等對待及保密的義務(wù)，由于觀念上的原因，能夠公開出席會議的少，不過，也是可以找到的，但要征得他們的同意。另外，有些國外的球星、影星也已公開是HIV的感染者，可以設(shè)法和他們聯(lián)系。 

　　知名人士，對艾滋病宣傳抱有熱情的濮存晰可以考慮，設(shè)法與他的經(jīng)紀人取得聯(lián)系，并落實他的時間。 

　　新聞記者則是發(fā)布會的重頭，一般來說，先造一份擬邀請的名單，提前一周時間發(fā)出邀請函，然后電話落實。時間較突然的新聞事件可以采用電話和傳真的方式。落實好后做好分類的統(tǒng)計工作。本次發(fā)布會媒體大約分為四部分：日報型的政府媒體，晚報、都市報等大眾媒體，醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)媒體，國際性或海外媒體。 

　　六、 擬定活動策劃案和具體操作方案。 

　　活動策劃案是指導整個活動的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)文本，供策劃活動用。一般來說，會議核心成員才提供。 

具體操作方案則是用于企業(yè)內(nèi)部或者協(xié)助代理公關(guān)公司，指導整個活動的具體操作，一般比較詳細，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內(nèi)容，時間上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。 

　　七、　新聞通稿及相關(guān)資料準備 

　　提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當，按順序擺放，再在新聞發(fā)布會前發(fā)放給新聞媒體，順序依次為： 

　　1、 會議議程 

　　2、 新聞通稿 

　　3、 演講發(fā)言稿 

　　4、 公司宣傳冊 

　　5、 有關(guān)圖片 

　　6、 紀念品（或紀念品領(lǐng)用券） 

　　7、 企業(yè)新聞負責人名片（新聞發(fā)布后進一步采訪、新聞發(fā)表后寄達聯(lián)絡(luò)） 

　　新聞通稿包括如下： 

　　1、 消息稿。字數(shù)較短，一般在1000字以內(nèi)，發(fā)布起來快，有的媒體在發(fā)布會結(jié)束不到一小時就已經(jīng)出版。有人喻之為“短槍”。 

　　2、 通訊稿。篇幅較長，內(nèi)容充實，一般是深度分析，重點報道。消息不能講清楚的背景等問題可以進行詳細闡述。 

　　消息一般是一篇即可，通訊稿則可以從不同角度提供多篇，也可以以答記者問的形式表現(xiàn)。有人喻之為“長矛”。 

　　3、 背景材料。 

　　4、 圖片資料。 

　　以上資料一般以書面形式提供，也可以另外附電腦光盤、軟盤的形式。 

　　5、 重要發(fā)言。對新聞記者有用的發(fā)言稿。比如，企業(yè)最高負責人的發(fā)言，技術(shù)、營銷分管領(lǐng)導的發(fā)言等，有些有新聞價值的代表的發(fā)言也可以列入新聞記者的資料中，但是以對記者報道有益為標準。 

　　6、 公司宣傳冊。 

　　7、 參會重要人物、知名人士材料。 
　　八、 時間選擇與場地落實、現(xiàn)場布置。 

　　時間選擇在新聞策劃中是一種藝術(shù)，發(fā)布時機選擇不同，效果迥異。 

　　企業(yè)發(fā)布會有時要避開重大的事件、會議，比如“兩會期間”版面較緊張，記者也大多有安排，時間上不能保證。有時則要趨近于某些時機，比如相關(guān)性大的時候，起到借勢的效果。 

　　比如這次發(fā)布會可以選擇在“國際艾滋病宣傳日”，這將起到很好的效果。當然，還要結(jié)合企業(yè)本身的情況，值不值得等這一時機？來不來得及？有沒有必要？整體分析后作出決策。 

　　另外，在時間上，一般選擇人們?nèi)菀子浧鸬娜兆樱�如�?jié)日，一月之月初、月末，也要避開一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他節(jié)假日，可以考慮在下午進行。 

　　場地的選擇上，一般綜合考慮以下幾點： 

　　一是品位與風格。 

　　場地可以選擇戶外，也可以選擇在室內(nèi)，但以室內(nèi)為常見。因為各方面的配套好一些。 

　　酒店有不同的星級，從此次發(fā)布會來看，選擇五星級或四星級是可以的。 

　　另外，非正式的會議，或離自然、健康較近的產(chǎn)品屬性，可以選擇在避暑山莊等地召開。 

　　酒店也有不同的風格，不同的定位，比如人民大會堂、釣魚臺國賓館政治性較強些，凱賓斯基、希爾頓則德、美的風格強一些，有些則體育性質(zhì)強些，如亞運村或奧林匹克。選擇酒店的風格要注意與發(fā)布會的內(nèi)容相統(tǒng)一。 

　　二是實用性與經(jīng)濟性。 

　　會議廳容納人數(shù)？主席臺的大小？投影設(shè)備、電源？布景、胸部麥克風、遠程麥克風？相關(guān)服務(wù)如何？ 

　　住宿、酒品、食物、飲料的提供？ 

　　價錢是否合理？有沒有空間的浪費？ 

　　等等，這些都要考慮。 

　　三是方便性。 

　　離主要媒體、重要人物的遠近，交通是否便利，泊車是否方便？ 

　　現(xiàn)場布置，含以下幾項主要內(nèi)容： 

　　1、背景布置。主題背景板，內(nèi)容含主題、會議日期，有的會寫上召開城市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業(yè)VI為基準。 

　　2、 酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等，各個酒店有所不同，有的允許，有的不允許。 

　　3、 席位擺放。 

　　擺放方式：發(fā)布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放，有的非正式、討論性質(zhì)的會議是圓桌擺放式。注意確定主席臺人員。不過，現(xiàn)在很多會議采用主席臺只有主持人位和發(fā)言席，貴賓坐于下面的第一排的方式。 

　　擺放原則：“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后”。 

　　本次發(fā)布會可以這樣排放位置： 

　�。�1）一、二排：貴賓與企業(yè)領(lǐng)導，地位越高者趨于中間和前面，人員多時可考慮兩排，最邊上的位置空出。必要時有席卡，注明貴賓與企業(yè)領(lǐng)導的姓名，有時帶單位與職務(wù)。 

　�。�2）三排以下若干排：記者席，電視記者盡量安排在前，通道邊上，攝像機可正對主席臺，也可以對下面的會場進行掃描。 

　�。�3）再次為經(jīng)銷商席位。 

　�。�4）公司一般人員及旁聽席。 

　　注意席位的預留，一般在后面會準備一些無桌子的坐席。 

　　4、 相關(guān)設(shè)備在發(fā)布會前要反復調(diào)試，保證不出故障。 

　　5、 簽到與迎接：一般在大堂、電梯口、轉(zhuǎn)彎處有導引指示歡迎牌，一般酒店有這項服務(wù)。事先可請好禮儀小姐迎賓。 

　　一般會議會要求與會者留下名片，準備好“請賜名片”盒。 

　　九、 現(xiàn)場控制。 

　　現(xiàn)場控制是體現(xiàn)總協(xié)調(diào)人應(yīng)變能力的一環(huán)，事實上，一個好的協(xié)調(diào)人會將工作做在前面：首先是預防變數(shù)的發(fā)生。比如平時做一些培訓，事前做一些排練。從實踐來看，現(xiàn)場的突變往往是因為溝通不暢，考慮不周，以及禮節(jié)上的巰忽。應(yīng)該重點重視這些方面；其次，要在事前準備好備選方案；再次，注意積累現(xiàn)場的靈活應(yīng)變的處理技巧。 

　　對于前來的官員、經(jīng)銷商要有人陪同和溝通，對于前來的記者，應(yīng)該一視同仁，不能對A媒體公開某些情況而對B媒體則保密。對于記者個人挖掘的新聞一般不宜轉(zhuǎn)告他人。 

　　在氣氛的控制上，總協(xié)調(diào)人處于一個平衡的“重心”上，氣氛輕松活潑，與會者的心情也會舒暢。另外一個重要因素是主持人，如果是自己主持則會好一些，但往往是分身乏術(shù)，因此在發(fā)布會中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持充分溝通，讓他（她）對整個會議的風格有個大致的了解與把握。 

　　在產(chǎn)品的演示講解過程中，可以用一些現(xiàn)代科技手段，結(jié)合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會者的理解。 

　　答記者問上，一般來說，由一位主答人負責回答，必要時，如涉及到專業(yè)性強的問題，由他人輔助。 

　　在國內(nèi)，大多數(shù)記者不會提惡意刁難的問題，有時連善意刁難的問題都少涉及到，往往覺得太不精彩。事實上，提問能夠反映記者對會議內(nèi)容理解、把握的廣度和深度，是記者站在大眾的立場提出爭議點、重點、難點和大眾關(guān)心的“點”，更有助于傳播。 

　　發(fā)布會前一般會準備記者答問備忘提綱，并在事先取得一致意見，尤其是主答和輔助答問者要取得共識。 

　　在發(fā)布會的過程中，對于記者的提問應(yīng)該認真作答，對于無關(guān)或過長的提問則可以委婉禮貌地制止，對于涉及到企業(yè)秘密的問題，有的可以直接、禮貌地告訴它是企業(yè)機密，一般來說，記者也可以理解，有的則可以委婉作答。不宜采取“無可奉告”的方式。對于復雜而需要大量的解釋的問題，可以先簡單答出要點，邀請其在會后探討。 

　　整個會議應(yīng)有正式的結(jié)尾。本次發(fā)布會安排在11：30結(jié)束，則應(yīng)該有午間酒會或自助宴會等，在會議結(jié)束時，由主持人通知時間與地點。 

　　發(fā)布會后，宴會前，一般在貴賓室安排更深入的采訪。 

　　值得說明的是，新聞發(fā)布會千頭萬緒，方法也盡有不同，尚有諸多細節(jié)不能在此反映，這只是方法的一種，更多的還待讀者在實踐中體會。 

　　原文發(fā)表于《智囊》2003年第四期